Inbox Zero où comment ne plus être à la merci de sa boite mail
En moyenne, on reçoit 39 mails par jour, soit un véritable bombardement d’infos qu’il est parfois (souvent) difficile de gérer. Pour mettre un terme aux mails non lus qui s’accumulent, la méthode Inbox Zero est radicale mais surtout efficace.
La boite mail; une source de stress
10 pour certains, 50 pour d’autres voire carrément 150, chaque jour le nombre de mails en attente d’être lu augmente. S’il semble innocent, ce petit chiffre que l’on voit gonfler quotidiennement nous rappelle que nous avons des tâches à accomplir. Sans crier garde, ces mails occupent une place dans notre esprit. Plus on prendra du temps à les traiter plus ils nous angoisseront et nous ferons perdre du temps. Pour mettre un terme à cet engrenage sans fin et arrêter d’être l’esclave de notre boîte mail, la méthode Inbox Zero propose une solution radicale.
Lire aussi: Et si on mettait de l’ordre dans notre bureau?
Méthode Inbox Zero
Lorsque vous recevez un courrier papier deux choix s’offrent à vous: soit vous le gardez, vous le traitez et l’archivez, soit vous le jetez. La méthode Inbox Zero recommande le même mécanisme mais pour vos courriers électroniques. Le concept est d’avoir constamment une boite mail vide (exactement comme l’est votre boite aux lettres).
4 étapes pour une boite mail vide
Faites le ménage
Pour repartir du bon pied, il faut repartir de zéro. Alors, prenez votre courage à deux mains, il est temps de faire le grand tri dans votre boite mail en supprimant tous vos mails. Vous pouvez si vous préférez les archiver, cela vous permettra de ne plus les voir mais de pouvoir les retrouver avec l’option “rechercher”. C’est une bonne alternative si vous avez peur de mettre à la corbeille des mails importants. Ceci dit, un mail datant de plus d’un mois n’est probablement plus de grande nécessité. Cette étape risque de prendre un peu de temps mais elle est indispensable.
Limitez le flux
Profitez de votre grand tri pour vous désabonner de toutes les newsletters et publicités que vous ne lisez jamais. Moins de mails rentrent dans votre boite, moins de temps vous avez besoin pour les traiter.
Organisez votre boite mail
Le clé de la méthode Inbox Zéro est de ne jamais avoir de mails (lus et non lus) dans votre boîte. Concrètement, lorsque vous recevez un courriel, vous devez agir en
- le supprimant directement
- répondant et puis en l’archivant. Pour rappel, archiver un message ne veut pas dire le supprimer mais bien le ranger dans un espace disponible grâce à l’outil “recherche”.
- le classant comme vous le faites avec vos lettres papier dans des fardes. Dans votre boite mail, il est possible de créez des dossiers par exemple “vacances”, “partenariat”, “enfants”... Il vous suffira ensuite de classer vos mails reçus dedans pour les retrouver facilement. Vous pouvez également créer un dossier “répondre urgemment”. Lors de vos moments “réponse” (voir point suivant) vous irez dans ce dossier et répondrez à tout avant de les archiver ou classer dans d’autres dossiers.
Consacrez un moment fixe
Tout d’abord, répondez directement à tous les mails auxquels vous pouvez répondre en moins de 5 minutes. Une fois que c’est fait, c’est fait. Par contre, pour les autres qui nécessitent une action de votre part plus longue, consacrez chaque jour/chaque semaine un moment définit pour les traiter. Tout dépend de votre boulot et de l’urgence de la réponse mais au minimum, une fois par semaine prenez le temps de vérifier que votre boite mail est sous contrôle. C’est un peu comme votre maison, si vous laissez le désordre s’accumuler, à la fin, vous allez devoir passer une journée à tout ranger. Si par contre, vous rangez au fur et à mesure, vous gagnerez beaucoup de temps.
[td_smart_list_end]
Lire aussi:
Vous avez repéré une erreur ou disposez de plus d’infos? Signalez-le ici
