7 goede redenen om een weddingplanner in te huren voor de organisatie van je huwelijk

Ze besparen je een hele hoop tijd, werk en stress.

Er is een reden waarom het organiseren van huwelijken een volwaardig beroep is; weddingplanner zijn is nu eenmaal een voltijdse job. Research, moodboards samenstellen, leveranciers contacteren, contracten vastleggen, alles opbouwen en weer afbreken… Bij het plannen van een bruiloft komt gigantisch veel kijken. Veel meer dan je op voorhand kan bedenken.

Met een job, een sociaal leven, hobby’s, een relatie (en misschien zelfs kinderen) heb je het zo al druk genoeg. Door de organisatie van je feest uit handen te geven, kan jij ten volle genieten van je verloving én je focussen op de leuke dingen, zoals taart proeven en jurken passen.

Ze kennen de beste leveranciers en adresjes.

Weddingplanners staan dagelijks in contact met floristen, cateraars, dj’s, fotografen… Zij matchen je met de perfecte leverancier voor jouw feest, zodat jij niet urenlang hoeft te scrollen op het internet.

Bovendien houden ze ook rekening met de praktische details. ‘Wij selecteren niet alleen leveranciers die bij de stijl van je huwelijk passen, maar kiezen ook een huurfirma in de buurt van de feestlocatie, om zo de vervoerskosten binnen de perken te houden’, legt Sanya Heylen van Salon uit.

Ze stellen persoonlijke én realistische moodboards samen.

Van Pinterest over Instagram tot #WeddingTok: in deze moderne tijden is het bijzonder verleidelijk om urenlang te scrollen en verblind te geraken door al die prachtige huwelijken die je online ziet.

Hoewel sociale media een grote inspiratiebron zijn, zijn er ook nadelen verbonden aan zulke perfecte plaatjes. ‘Eerst en vooral hebben koppels vaak geen idee hoeveel werk er in die zogeheten Pinteresthuwelijken kruipt, en vooral hoe kostelijk ze zijn’, spreekt Sanya uit ervaring. ‘Als weddingplanners stellen wij een moodboard samen dat niet alleen in de lijn ligt met de smaak van het koppel, maar ook met het budget.’

Een bijkomend voordeel van zo’n moodboard-op-maat? Het is persoonlijk én gedetailleerd. ‘Waarom een huwelijkstrend die je online zag klakkeloos kopiëren als je ook een feest kan hebben dat jullie persoonlijkheden weerspiegelt?’, vraagt Sanya zich luidop af. ‘Voor ik aan de slag ga, vraag ik het koppel in kwestie om een vragenlijst in te vullen. Zo kan ik nieuwe ideeën aanreiken en de meest persoonlijke details integreren in het moodboard, en later ook in het feest.’

Moodboards gaan echter verder dan kleurenpaletten, bloemen en persoonlijke elementen. ‘Zo denken we ook al na over materiaalkeuzes’, legt Sanya uit. ‘Wil het koppel houten tafels, dan kijken wij welke stoelen erbij zouden kunnen passen en welk bestek, servies en glaswerk een goede match zou zijn.’

Ze kijken erop toe dat het budget niet wordt overschreden.

Goede afspraken maken goede vrienden. Niet zo gek dus dat het budget het eerste onderwerp is dat wordt behandeld tijdens een meeting tussen een koppel en de weddingplanner(s). ‘Als weddingplanners is het onze taak om erop toe te zien dat het budget niet wordt overschreden. We zullen dan ook geen ideeën voorstellen die niet realistisch zijn qua kostprijs.’

Hoewel een weddingplanner dus een extra kost met zich meebrengt, mag je tegelijkertijd op beide oren slapen. ‘Bij het samenstellen van de moodboards, het selecteren van leveranciers en materialen… wordt het budget steevast nauwgezet in de gaten gehouden en worden alle prijzen van de leveranciers met elkaar vergeleken. Indien nodig worden er compromissen gesloten, zoals het aanpassen van het menu of het schrappen van de videograaf’, aldus Sanya. ‘We merken dat het voor koppels heel fijn is om te weten dat er iemand is die het overzicht bewaart. Dat geeft hen gemoedsrust.’

Ze denken mee na over de opstelling en de praktische kant.

‘Het is pas tijdens de meetings waarin we alles uitleggen dat er bij het koppel een lichtje gaat branden: oh ja, daar moeten we óók aan denken’, lacht Sanya. De weddingplanner kleedt de locatie niet alleen aan, maar zorg ook voor de praktische kant. Denk maar aan de opstelling van de ceremonie en de tafels voor het diner, nagaan of er een stopcontact is in de hoek waar de fotobooth komt te staan en – niet glamoureus, wél belangrijk – of er een sceptische tank moet worden geregeld voor de toiletwagen indien het koppel in een tent, schuur of cascopand trouwt.

‘Koppels verkiezen steeds vaker een unieke locatie boven een traditionele feestzaal, maar daar komt heel wat bij kijken. Vanzelfsprekende zaken zoals toiletten, verwarming, verlichting, een dansvloer… moeten allemaal nog geregeld worden.’ Net omdat koppels vaak niet weten hoe ze aan de inrichting en opstelling van een atypische locatie moeten beginnen, nemen ze een weddingplanner bij de arm, weet Sanya. ‘Na al die jaren in de business hebben Lotte en ik heel wat kennis en ervaring vergaard, waardoor we onze koppels kunnen bijstaan met tonnen praktische tips. Wij zorgen ervoor dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.’

Ze hebben de touwtjes in handen op de dag zelf.

Na maanden voorbereiding is het eindelijk zover: jullie gaan trouwen! Dit is de mooiste dag van jullie leven en daar willen jullie uiteraard ten volle van genieten. Indien je een weddingplanner inhuurt, kan je erop rekenen dat die de taak van coördinator op zich neemt. Zo hoef je niet zelf nog de bloemblaadjes of vuurstokjes uit te delen of de volgorde van de speeches te bepalen.

Verder is een weddingplanner dé persoon die op je grote dag eventuele spreekwoordelijke brandjes blust. Wanneer er een lamp stuk gaat, wil je nu eenmaal niet zélf in je bruidsjurk op een ladder moeten kruipen.

Ze nemen het opbouwen én afbreken van het feest volledig op zich.

‘”Helpen met de opbouw willen we wel, maar de afbraak laten we aan jullie over”, horen we onze koppels vaak zeggen. En ik snap dat! Als je net een feest hebt gegeven voor duizenden euro’s, mag je de volgende dag écht wel in je bed blijven liggen’, lacht Sanya.

Indien je geen weddingplanner hebt, kan je de volgende dag – al dan niet met een kater – zélf de trouwlocatie leeghalen. Met wat geluk heb je familie en vrienden op wie je kan rekenen om te helpen. Maar na een hele dag én nacht feesten, kunnen we Sanya geen ongelijk geven: dan slapen wij ook liever uit dan nog te moeten opruimen en poetsen.

Conclusie

‘Ja, een weddingplanner kost veel geld. Het is en blijft een luxeproduct, maar je krijgt er ook wel kennis van zaken voor in de plaats’, verzekert Sanya ons. ‘Wij zorgen ervoor dat het vooropgestelde budget niet wordt overschreden, waardoor je met een weddingplanner vaak véél geld kan uitsparen. Net omdat je niet voor onverwachte kosten zal komen te staan.’

Bovendien is de gemoedsrust onbetaalbaar. ‘Onze koppels kunnen met een gerust gevoel naar hun bruiloft toeleven omdat ze weten dat ze in goede handen zijn en alles tot een goed einde zal worden gebracht.’