Tel hoeveel mails er op één dag in je mailbox ploffen? Veel of veel te veel of hopeloos te veel? Hoe kun je die overload managen en toch iedereen content houden?
Zo behoud je de controle én het overzicht:
1. Pas de 2-minuten regel toe
– maak in je inbox een ‘Op te volgen’-map aan
– maak dan een ‘tirage’ in je mails
– delete alle spam, reclame en andere overbodige mails
– als een actie minder dan 2 minuten duurt, doe dat dan direct
– duurt de opvolging langer dan 2 min, sleep die mail in de ‘Op te volgen’ map
– werk je lijst 1 of 2 keer per dag af (kies daarvoor vaste tijdstippen. Probeer buiten die tijdstippen niet meer naar je mailbox te gaan kijken.)
– handel niet alles meteen af bij het binnenkomen, dat leidt af.
2. De digi to-do-list
– probeer www.rememberthemilk.com voor agenda-, tijd- en contactbeheer. Géén verloren post-its of to-do-lijstjes meer. Leuk om weten is dat dit ook kan zonder internetverbinding. Ordenenen gebeurt via tags.
3. Bah, vervelende klusjes
En ja, de vervelende klusjes schuif je voor je uit. Denk aan de (saaie?) wekelijkse of maandelijkse rapporteringen, klussen die energie vragen en een hoge saaiheidsfactor hebben. Hoe je hiervoor te motiveren?
– focus je op de resultaten, dan weet je waarvoor je het doet. Misschien dat ene complimentje van de manager.
4. Herken de dipjes
– heb je na de lunch een dipmomentje, plan dan geen ‘rotklusjes’
– begin met makkelijke taken. Op die manier vind je je drive terug en kom je opnieuw op kruissnelheid
– werk niet langer dan 10 à 15 minuten aan een vervelende klus. Door jezelf te beperken, voorkom je frustraties.
Link
www.meereffect.nl
