Zo organiseer je een episch vrijgezellenfeest

Wauw! Jij wordt gevraagd als getuige voor je vriend(in) die op trouwen staat. Alleen….. dat betekent wellicht ook dat je een onvergetelijk vrijgezellenfeest moet organiseren. Drie ervaringsdeskundigen openbaren tips, tricks en insider info, zodat jij er stressvrij aan kan beginnen.

Toegegeven: mijzelf is de eer van getuige/vrijgezellentemmer nog nooit te beurt gevallen. Ik wijt dat niet aan mijn gebrek aan organisatieskills of het feit dat ik altijd mijn zinnetje wil doordrijven – oh nee – het ligt er vast aan dat het merendeel van mijn vrienden en vriendinnen (nog) niet getrouwd is.

Daarom sprak ik met Raïssa, die al zeven keer (!) getuige was, met Sarah, die tijdens het organiseren met de grillen van corona te maken kreeg, en met geboren organisator Helen, die twee vrijgezellenfeesten organiseerde, waarvan één in Spanje zonder dat ze zelf getuige was. Of het nu gaat om een gezellige uitstap in eigen stad, een citytrip over de grens of een full-blown weekend op een partyeiland, met deze tips zorg jij voor een zorgeloos uitje.

Team Bride

Wie nodig je uit om jezelf en de bruid te vergezellen op jullie avonturen? Raïssa, Sarah en Helen zijn het erover eens dat je niet mag beginnen freewheelen en dat je de bruid om een lijstje met te contacteren personen moet vragen. Zijn dat meer dan vijf potentiële deelnemers? Dan raadt Raïssa je aan om de blauwdruk van het vrijgezellenfeest met een klein kernteam af te stemmen, waarin alle subgroepjes vertegenwoordigd zijn: de jeugdvriend(inn)en, nieuwe vriend(inn)en, familie en collega’s.

Dat kernteam kan je ook verschillende taken toewijzen, want delegeren is regeren. Wanneer je bepaalde afspraken hebt gemaakt met je kernteam, contacteer je heel de groep, want anders lopen de meningen al meteen danig uiteen.

Nadien kan je een whatsappgroep opstellen (zonder de bruid), waarin iedereen (beperkt) z’n mening geeft over nog te maken keuzes. Kent niet iedereen elkaar voor jullie vertrekken? Dan is het leuk om een paar weken op voorhand een laagdrempelige activiteit te organiseren: een wandeling, een wijntje of zelfs een kennismakingsspel kunnen wonderen doen voor de groepssfeer.

Team Groom

En wat als je wordt gevraagd om een feest te organiseren voor Team Groom? Van de zeven vrijgezellenfeesten die Raïssa organiseerde, was er eentje voor een bruidegom. Het koppel had beslist om samen vier getuigen te nemen, en ze wilden Raïssa beiden als getuige. De bruidegom trok aan het langste eind, dus organiseerde Raïssa samen met zijn jeugdvriend een vrijgezellenfeest voor hem en zijn maten.

‘Dat was behoorlijk anders’, klinkt het bij Raïssa. ‘Bij de mannen heerste er een soort van basisverbondenheid, waarbij de activiteit niet zoveel uitmaakte. Chillen en bier drinken zou bij wijze van spreken al genoeg zijn geweest (lacht). Het vrijgezellenfeest van de bruid, waar ik ook bij was, was er een met vrouwen en mannen samen. Dat heeft ervoor gezorgd dat ik nu hecht ben met zijn jeugdvriend én dat de verjaardagsfeesten van dat koppel heel tof zijn, omdat de mannen en vrouwen elkaar kennen.’

Ben je een bruid in wording? Een vriend(in) van je partner als getuige kiezen kan de moeite lonen, omdat jullie dan meer gaan bonden.

Datum: doodlen of doorduwen?

Iedereen op dezelfde datum samen krijgen is geen sinecure. Helen, die vrijgezellenfeesten met vier of vijf deelnemers organiseerde, raadt een Doodle aan. Raïssa raadt echter aan om maar twee data voor te stellen in de grote groep. ‘Bij voorkeur drie of vier weken voor het trouwfeest. Zo geef je de bruid(egom) nog genoeg voorbereidingstijd voor het feest.’

Zijn twee opties niet te weinig? ‘Als je op tijd communiceert, zorgen mensen die er écht bij willen zijn er doorgaans wel voor dat ze kunnen komen. Die slaan dat familiefeest wel een keertje over’, zegt Raïssa. ‘Tegelijkertijd geeft het mensen die wel zijn uitgenodigd maar niet per se mee willen een excuus om niet te hoeven komen. Uiteindelijk is het alleen maar beter voor de sfeer dat alleen degenen die écht willen er ook effectief zijn.’

Money, money, money

Een vrijgezellenfeest staat er niet voor bekend een goedkoop uitje te zijn, en niet iedereen in de samengestelde groep beschikt over hetzelfde budget. Maar je wil de bruid natuurlijk wél een onvergetelijke tijd bezorgen. Sarah en haar cogetuige wilden heel graag naar het buitenland met hun bruid, maar de groep, die uit allerlei vriendinnen bestond, gaf aan dat als de toon op die manier werd gezet, het ook voor toekomstige huwelijken een dure affaire zou worden.

Ze spraken daarom een budget van 250 euro per persoon af voor dat vrijgezellenfeest en toekomstige feesten. Dat weekendje naar het buitenland planden Sarah, haar cogetuige en de bruid gewoon met z’n drietjes. Om niet alles te hoeven voorschieten vroeg Sarah haar Team Bride om een overschrijving te doen op een speciaal aangemaakte rekening, waarmee zij en haar coorganisator alle betalingen deden. Om de kosten te drukken kookte de groep zelf in het gehuurde huisje. Helen werkte in beide gevallen met een app als Splitwise of Tricount, waarin de kosten automatisch worden verdeeld.

Raïssa schoot wél veel voor, wat naar eigen zeggen niet altijd een goed idee was. ‘Ik had toen een restaurant, dus ik zei: “Ik zal die prosecco wel meenemen”, en in de euforie en gezelligheid vroeg ik daar achteraf geen geld voor. Ondertussen heb ik geleerd om dat niet meer te doen, want het kwam weleens voor dat ik daardoor zo’n honderd euro meer betaalde dan de rest.’ Tijdens een van de door haar georganiseerde feesten beschikten de andere vrijgezellen over een veel groter budget. ‘Zij werken allemaal in Parijs en verdienen meer. Ze zouden vlot duizend euro hebben betaald voor dat weekendje. Op een gegeven moment moest ik dus op de rem gaan staan en een awkward bericht sturen: “Kunnen we proberen om het een beetje budgetvriendelijk te houden?” Ze snapten dat gelukkig wel en hielden er rekening mee in hun voorstellen.’

Wat met afhakers?

Wat doe je met mensen die wilden deelnemen en misschien al iets hebben betaald, maar tijdens het proces afhaken? Raïssa, Helen en Sarah zijn het erover eens dat ze dan zouden kijken naar de vaste en de variabele kosten. ‘Heb je een huisje met zes slaapplekken gehuurd en valt daarna nog iemand af, waardoor je eigenlijk een goedkoper huisje had kunnen huren, dan zou ik verwachten dat de persoon in kwestie zijn/haar/hun deel alsnog zelf betaalt. Maar wat de activiteiten of het eten betreft, vind ik niet dat je dat moet doorrekenen aan de persoon die er uiteindelijk niet bij kan zijn’, aldus Sarah.

Loco locatie

Afhankelijk van het budget dat er met je groepje wordt afgesproken, kan je met de locatie heel loco gaan. De ene bruid verwacht een partytrip naar Ibiza, de ander vindt een fikse wandeling of een uitje in eigen stad helemaal prima, als ze maar samen is met haar besties. Volgens Raïssa zijn vrijgezellenfeesten in de loop der tijd ook veranderd, net als trouwfeesten. ‘Tien jaar geleden hielden koppels grote feesten met veel volk in een schuur, vandaag gaan ze met een select groepje naar Cinque Terre.’ Nochtans is de locatie volgens Raïssa niet allesbepalend voor het plezier. ‘Ik heb ook al een heel leuke kroegentocht in eigen stad georganiseerd, met frietjes van de frituur.’

Sarah en haar vrijgezellen wilden naar een festival in Nederland, maar corona gooide roet in het eten. De festivaltickets waren al betaald en het was op dat moment niet zeker of ze dat bedrag terug zouden krijgen. Er bleef minder budget over, dus ze gingen met z’n allen een weekendje naar de Ardennen. Helen, die in Barcelona woont, organiseerde al een feest voor een Belgische én een Spaanse vriendin. Met de Spaanse ging ze naar een stadje in de buurt van Barcelona en zette ze vooral in op leuke activiteiten. Voor de Belgische vriendin organiseerde ze een weekendje in Maastricht, waarin ook vooral de activiteiten de doorslag gaven.

Wellness? Workshops? Wodka?

De ene groep gaat op de Antwerpse Groenplaats snoeppiemels verkopen, de andere nipt cava in een luxueus bubbelbad en nog andere vrijgezellen gaan clubben tot de zon opkomt. Sarah raadt aan om altijd te kijken naar wat de bruid leuk vindt. Is zij avontuurlijk en houdt ze van de buitenlucht? Dan is samen gezelschapsspelletjes spelen wellicht niet haar ding. Is ze introvert? Bel die stripper dan maar af. Is ze eerder een luxepaardje? Dan is een nachtelijke dropping misschien niet zo verstandig, maar een dagje samen naar de spa dan weer wél.

Moet je de activiteiten met iedereen afstemmen voor je ze inplant? Volgens Sarah niet. ‘De bruid heeft jou als getuige gekozen en vertrouwt je dus die taak toe. Mijn cogetuige en ik hebben wel gelet op een balans. We zijn gaan paintballen, wat de avontuurlijke meisjes heel leuk vonden, maar we hielden in het huisje ook een rustigere workshop, wat een ander deel van de groep dan weer meer lag.’

Beweegtijd

Ook Raïssa vindt het belangrijk om vooral naar het karakter van de bruid te kijken. ‘Wat doet ze in haar dagelijks leven? Wat vindt ze leuk? Mensen willen soms plots heel gekke activiteiten doen, maar wat mij betreft, hoef je niet ineens met z’n allen te gaan pottenbakken als de bruid daar nog nooit interesse voor heeft getoond.’

Raïssa raadt ook aan om de dag of het weekend niet te vol te stoppen. ‘Je moet er rekening mee houden dat je je als groep verplaatst, en dat gaat trager. Als je dan heel veel vastlegt, wordt het een race tegen de klok, wat voor niemand leuk is. Bouw voldoende beweegtijd in en reken hier en daar een halfuurtje bij.’ Zijn er activiteiten waarvoor je niet de hele groep kan enthousiasmeren, bijvoorbeeld omdat ze wat duurder zijn? Plan die dan aan het begin of aan het einde van het vrijgezellenfeest, want zo kunnen sommigen later aanhaken of vroeger vertrekken.

Zo plande Sarah met haar feest een wellnesssessie aan het einde en koos een aantal vriendinnen ervoor om in plaats daarvan wat vroeger naar huis te gaan. Raïssa raadt wel aan om alleen het begin en het einde vrijblijvend te houden. ‘Anders moet de groep te veel rekening houden met de aanen afhakers, en dat vertraagt je dag.’

Ieder z’n sterkte

Als organisator hoef je niet alles zelf te doen. Zo verdeelde Sarah de taken en benutte ze daarbij de talenten van andere groepsleden. ‘Twee meisjes die bij de scouts hadden gezeten, bedachten een spel op maat van de bruid. Een andere, heel georganiseerde vriendin stippelde dan weer de logistiek uit.’

Helen was in geen van beide vrijgezellenfeesten de getuige, maar omdat organiseren een van haar sterktes is, nam ze die rol op zich. ‘Ik ben een leiderstype en heb graag dat de dingen vooruitgaan, dus ik nam vaak het initiatief.’ Ze koos voor activiteiten waarin de bruid zelf veel zin had, ook al lagen die soms buiten de comfortzone van de anderen. ‘De bruid wilde graag een Wipeoutachtig waterparcours doen, maar we vonden er geen dat in de buurt lag. Wat we wél vonden, was een “woedekamer” waarin je oude tv’s en printers kapot mag slaan. Hoe nieuwer het toestel, hoe meer geld je betaalt.’ Daarna gingen de vrouwen in hetzelfde complex met bijlen gooien. ‘Het waren twee absurde ervaringen, maar echt iets voor de bruid.’

Protip

Helens protip: ‘Eigenlijk wil iedereen zo veel mogelijk tijd met de bruid doorbrengen, zeker als de vriendinnen elkaar onderling niet zo goed kennen. Hou daar rekening mee tijdens het plannen van activiteiten. Als je moet opsplitsen, is het toch net iets minder leuk als de anderen niet je eigen vriendinnen zijn.’ Het weekend sloten Helen en co af met een cavaproeverij in Codorníu, het bekende schuimwijnhuis in Catalonië. ‘De eerste dag was er dat gekke, actieve aspect en de tweede dag konden we lekker relaxen en genieten op een terras in de zon. Dat was de ideale combinatie. Het weekend was volledig afgestemd op de wensen van de bruid… en dat is toch het allerbelangrijkste.’

Auteur: Arkasha Keysers

Meer weddingcontent? Laat je inspireren door ons weddingmoodboard op Pinterest.

Lees ook: